Operations Manager – Colombia (Colombian nationals only)

INFORMACIÓN GENERAL SOBRE INSO

Fundada en 2011, International NGO Safety Organisation (INSO) es una organización internacional no gubernamental sin ánimo de lucro que apoya a los trabajadores de ayuda humanitaria mediante el establecimiento de plataformas de coordinación de la gestión de riesgos en contextos inseguros. INSO ofrece a las ONG registradas una serie de servicios gratuitos, como seguimiento de situaciones en tiempo real, informes analíticos, datos y cartografía relacionados con la seguridad humanitaria, apoyo a la gestión de crisis, orientación y formación del personal.

INSO presta apoyo diario a más de 1200 ONG en una veintena de países. INSO tiene su sede en La Haya (Países Bajos), la ciudad internacional de la paz y la justicia.

INSO COLOMBIA

INSO está a punto de iniciar sus operaciones en Colombia. INSO tiene previsto abrir una base en Bogotá y 3 oficinas adicionales en el país.

OBJETIVO GENERAL DEL CARGO:

El Gerente de Operaciones será responsable de la ejecución exitosa de todas las funciones de Operaciones dentro de la oficina de país. Podrá contar con el apoyo de uno o más funcionarios o asistentes disponibles en la oficina de país.

PRINCIPALES DEBERES Y RESPONSABILIDADES

Recursos humanos

• Responsable de los procesos de reclutamiento y contratación en el país.
• Liderar la implementación y el monitoreo de todo el personal y las regulaciones de recursos humanos. Garantizar que se actualicen las Regulaciones del Personal Nacional.
• Liderar la incorporación de empleados y asegurar que el personal complete los formularios obligatorios y los requisitos del LMS.
• Monitorear el rendimiento de los empleados, incluyendo el POR y los períodos de prueba.
• Monitorear el desempeño de los empleados, gestión de quejas y disciplina.
• Mantener registros de las licencias, permisos o vacaciones.
• Servir como el punto de referencia para las consultas de recursos humanos del personal.
• Mantener archivos del personal tanto en copias físicas como en la unidad compartida; seguir listas de verificación y asegurar la integración en Cezanne.
• Servir como el punto focal para la implementación y el mantenimiento de Cezanne dentro del HRIS.
• Contribuir a las revisiones salariales y a los ejercicios de COLA.
• Gestionar la recopilación y el seguimiento de los indicadores y datos relacionados con la gestión de recursos humanos.
• Actuar como punto focal de salvaguardia. Apoyar a la gestión en casos de mala conducta, siguiendo las directrices del Código de Conducta, LEBS y los procedimientos de denuncia.
• Asegurar que la preparación y los cálculos de la nómina cumplan con la legislación laboral, las regulaciones fiscales y las cargas sociales pertinentes.
• Administrar los beneficios para el personal internacional, como R&R y subsidio de vivienda, si corresponde.
• Supervisar el control de horas del personal y gestionar el tiempo extra, si corresponde, para ciertas categorías de personal.
• Gestionar los procesos contractuales para el personal en Colombia, asegurando que las plantillas cumplan con las leyes laborales locales.
• Actualizar el organigrama y garantizar que las líneas de reporte se reflejen con precisión en Cezanne.
• Anticipar la renovación de contratos prestando atención a las fechas de empleo y asegurando que se realicen evaluaciones adecuadas de POR.

Asuntos legales y cumplimiento

• Asegurar de que todos los documentos necesarios se presenten para mantener el registro formal de INSO.
• Supervisar sistemas de control para prevenir o abordar violaciones de directrices legales y políticas internas.
• Coordinar los despliegues/visitas del personal internacional.
• Supervisar el cumplimiento de los códigos tributarios nacionales.
• Liderar las auditorías, dar seguimiento e implementar recomendaciones.
• Asegúrese de que los permisos de trabajo y las visas para el personal internacional cumplan con las leyes y regulaciones de inmigración.
• Solicite asesoría legal sobre cuestiones relacionadas con mala conducta, terminación y despido.

Gestión de instalaciones y activos

• Gestionar todo el alcance de las tareas de gestión de instalaciones.
• Elaborar y mantener todos los arrendamientos de la oficina de país y contratos con proveedores.
• Equipar y mantener todas las instalaciones y vehículos del personal.
• Garantizar la implementación de las regulaciones de adquisiciones de donantes.
• Establecer y mantener periódicamente un registro central de activos.
• Garantizar el funcionamiento de las oficinas en términos de servicios, suministros y consumibles.

Adquisiciones y Logística

• Hacer cumplir con todas las regulaciones de Adquisiciones y Logística.
• Supervisar la implementación de los procesos de adquisiciones.
• Hacer cumplir los controles para prevenir el fraude y la corrupción.
• Mantener archivos de adquisiciones.
• Gestionar las relaciones con proveedores/contratistas/proveedores de servicios.
• Llevar a cabo estudios periódicos del mercado local.
• Crear base de datos de proveedores.
• Llevar a cabo controles de proveedores.
• Implementar la política de lineamientos de flota INSO.
• Contribuir a la presentación de informes a los donantes.

Seguridad y protección

• Servir como el principal punto de contacto para el Gerente Global de Riesgos y Seguridad.
• Cumplir con las actualizaciones de los planes internos de seguridad.
• Asegurar de que se tomen las medidas adecuadas para proteger las instalaciones, vehículos y activos de INSO.
• Asegurar de que cade personal/consultores/visitantes estén orientados y capacitados sobre el Plan de gestión de la seguridad.

Desarrollo de capacidades e informes

• Realizar capacitación para los nuevos empleados de Operaciones.
• Llevar a cabo una capacitación de actualización para el personal.
• Liderar la implementación de nuevas políticas y procedimientos.
• Administrar y actualizar la página de SharePoint del país.

Especificación de persona:

Requisitos obligatorios

• Fluidez en español e inglés (escrito y hablado).
• Una licenciatura en un campo relevante de una institución académica reconocida.
• Al menos 5 años de experiencia profesional progresiva en Recursos humanos, logística, instalaciones y adquisiciones.
• Al menos 2 años de experiencia en una ONG u organización internacional.
• Altamente motivado, con gran capacidad de solucionar problemas, centrado en soluciones y pensador estratégico con la capacidad de gestionar múltiples prioridades y trabajar para establecer plazos.
• Uso competente de programas de MS Office y experiencia en gestión de bases de datos.

Características deseables

• Puesto similar con una ONG internacional en Colombia.
• Experiencia o conocimientos previos en logística y adquisiciones.
• Conocimiento existente del INSO y afinidad con su misión.
• Experiencia como usuario o administrador de HRMS.
• Se valorará experiencia previa en Colombia en un puesto similar.

Atributos personales

• Atención al detalle.
• Capacidad para identificar problemas, analizar y participar en la resolución de problemas.
• Excelentes habilidades de comunicación, organización y gestión.
• Comprensión demostrada de los principios y prácticas humanitarias.
• Capacidad para trabajar de manera efectiva y eficiente sin supervisión.
• Fuerte ética laboral.
• Capacidad para trabajar bajo presión.
• Confidencialidad, integridad y sentido de prevención de conflictos de interés.
• Automotivación, cortesía y humildad.
• Capacidad para trabajar en entornos multiculturales.

POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE INSO

INSO está plenamente comprometida con la contratación, selección e investigación de antecedentes seguras de todos los posibles nuevos miembros del personal, administradores y voluntarios, y garantizará el cumplimiento riguroso de nuestro Código de Conducta y nuestra Política de Salvaguardia a lo largo de todo el proceso de contratación.

CONDICIONES DE EMPLEO

Fecha de inicio deseada: enero 2025.

Se trata de un puesto a tiempo completo, de duración determinada (1 año renovable) y con sede en Bogota.

El puesto tendrá su base en Bogota (Colombia) pero incluye viajes frecuentes dentro de Colombia.

COMO PRESENTAR SU CANDIDATURA

Presente su solicitud en jobs@col.ngosafety.org

Las candidaturas deberán presentarse en español y en formato PDF:

• Un CV actualizado.
• Una carta de presentación de una página en la que explique por qué le interesa trabajar para INSO en este puesto y cómo se ajustan sus cualificaciones a las competencias requeridas para el puesto.

Sólo nos pondremos en contacto con los candidatos preseleccionados después de la fecha límite.