Asistente de Formación – Colombia (Puesto Nacional)

Información general sobre INSO
Fundada en 2011, International NGO Safety Organisation (INSO) es una organización internacional no gubernamental sin ánimo de lucro que apoya a los trabajadores de ayuda humanitaria mediante el establecimiento de plataformas de coordinación de la gestión de riesgos en contextos inseguros. INSO ofrece a las ONG registradas una serie de servicios gratuitos, como seguimiento de situaciones en tiempo real, informes analíticos, datos y cartografía relacionados con la seguridad humanitaria, apoyo a la gestión de crisis, orientación y formación del personal.
INSO presta apoyo diario a más de 1000 ONG en una veintena de países. INSO tiene su sede en La Haya (Países Bajos), la ciudad internacional de la paz y la justicia.

INSO Colombia
INSO Colombia inició operaciones en octubre de 2024, con su oficina central ubicada en la ciudad de Bogotá, D.C. 

Objetivo general del cargo

La/El Asistente de Formación brindará apoyo administrativo y logístico a los equipos de formación encargados de los procesos formativos en Colombia y en otros países de la región, contribuyendo al desarrollo adecuado de las sesiones de formación. Sus funciones incluyen la gestión de los suministros y equipos de capacitación, la asistencia en la preparación del material didáctico, la gestión de los participantes y el control de calidad de las sesiones de formación. Asimismo, el/la asistente de formación garantizará una gestión administrativa eficiente de los servicios de capacitación, incluyendo la comunicación interna y externa, la documentación y la propuesta de mejoras. 

Principales deberes y responsabilidades

Apoyo administrativo en el equipo de entrenamiento 

• Responsable de la comunicación interna y externa (correo electrónico, teléfono) del Equipo de Formación sobre todos los temas relacionados con la administración, la logística, las finanzas y procesos de compras para las sesiones de capacitación. 
• Contribuir a la elaboración del calendario de formación y enviar las invitaciones. 
• Almacenar y llevar un inventario de los suministros y equipos de capacitación de acuerdo con la normativa local. 
• Realizar el seguimiento y archivar la documentación del equipo (en formato digital e impreso). 
• Sugiera mejoras para una gestión administrativa eficiente. 

Apoyo en la gestión de participantes 

• Crea formularios de registro y evaluación utilizando Forms. 
• Realizar el seguimiento de las inscripciones (recopilar, organizar y controlar las solicitudes). 
• Preparen las listas de asistencia. 
• Mantener la base de datos de participantes. 

Supervisión de la calidad de la formación 

• Participa en la recolección de información de los socios de INSO sobre la calidad y el impacto de la capacitación (corrección y compilación de pruebas previas y posteriores, implementación y procesamiento de la encuesta en línea dos meses después de cada capacitación, recopilación de testimonios de los participantes). 
• Responsable de la recopilación y el registro de datos sobre impacto y calidad. 
• Contribuir a la redacción de los informes de las sesiones. 
• Proporcionar información para la mejora continua de los cursos (principalmente, ofrecer retroalimentación a los facilitadores basándose en la Hoja de Observación). 

Logística y apoyo para eventos 

• Responsable de la búsqueda de proveedores de formación (sitios de capacitaciones, catering, actores para los simulacros, equipos y materiales de formación), así como de la negociación de precios y condiciones. 
• Enviar solicitudes de compra, solicitar presupuestos, elaborar análisis de ofertas y confirmar la recepción de bienes y servicios. 
• Preparar los materiales didácticos para cada sesión (impresión y otros materiales). 
• Ayudar a los formadores en la preparación del material necesario para la impartición de las sesiones. 
• Organizar talleres con instructores (primeros auxilios, escenas de incidentes). 

Contribuir a la implementación de la formación 

• Elaborar material visual, presentaciones de PowerPoint bajo la supervisión de los formadores, según sea necesario. 
• Coordinar la intervención de los proveedores de formación (servicios de catering, posibles actores, servicios específicos relacionados con los módulos de cada capacitación). 
• Participa en la animación de algunos módulos. 
• Prepara las zonas de formación y de restauración antes y durante las sesiones 

Gestionar el equipo, el inventario y los suministros para la capacitación

• Mantener y almacenar los materiales relacionados con la capacitación. 
• Gestionar las (inventarios y mantenimiento) de los materiales de formación. 
• Supervisar las cantidades de material disponible en relación con las sesiones programadas y estar alerta ante posibles carencias o necesidades de renovación. 

Perfil requerido

Requisitos esenciales

• Mínimo 3 años de experiencia laboral relevante en administración u organización de eventos. 
• Mínimo 3 años de experiencia laboral relevante en puestos que requieran amplios conocimientos informáticos (principalmente Microsoft Office). 
• Habilidades organizativas bien desarrolladas. 
• Formación de posgrado en educación, comunicación, gestión de proyectos u otro programa académico relevante. 

Deseable

• Experiencia laboral en ONG, preferiblemente en la organización de eventos. 
• Experiencia con procesos de adquisición complejos. 
• Experiencia revisando presentaciones y otras publicaciones. 
• Certificaciones de Microsoft Office. 
• Manejo del inglés. 

Competencias clave

• Interculturalidad – Capacidad para trabajar eficazmente en entornos multiculturales, mostrando respeto, adaptación y sensibilidad hacia diferentes contextos.
• Resolución – Habilidad para identificar problemas y contribuir activamente a su análisis y solución de manera estructurada.
• Responsabilidad – Fuerte ética laboral y capacidad para asumir la responsabilidad de las propias acciones y decisiones.
• Resiliencia – Capacidad para trabajar bajo presión, manteniendo la eficacia y la calidad del trabajo en contextos exigentes.
• Integridad – Compromiso con los principios humanitarios, la confidencialidad y la prevención de conflictos de interés.

Política de protección de INSO

INSO está plenamente comprometida con la contratación, selección e investigación de antecedentes seguras de todos los posibles nuevos miembros del personal, administradores y voluntarios, y garantizará el cumplimiento riguroso de nuestro Código de Conducta y nuestra Política de Salvaguardia a lo largo de todo el proceso de contratación.

Condiciones de empleo

• Lugar de contrato: Bogotá D.C., puesto a tiempo completo
• Contrato: Término fijo, laboral
• Base salarial: $3.673.000 COP.
• Fecha de inicio: junio 2026
• 17 días laborales de vacaciones anuales.