Oficial de Soporte – Venezuela/Ecuador (Puesto Nacional)

Información general sobre INSO
Fundada en 2011, International NGO Safety Organisation (INSO) es una organización internacional no gubernamental sin ánimo de lucro que apoya a los trabajadores de ayuda humanitaria mediante el establecimiento de plataformas de coordinación de la gestión de riesgos en contextos inseguros. INSO ofrece a las ONG registradas una serie de servicios gratuitos, como seguimiento de situaciones en tiempo real, informes analíticos, datos y cartografía relacionados con la seguridad humanitaria, apoyo a la gestión de crisis, orientación y formación del personal.
INSO presta apoyo diario a más de 1000 ONG en una veintena de países. INSO tiene su sede en La Haya (Países Bajos), la ciudad internacional de la paz y la justicia.

INSO Colombia
INSO Colombia inició operaciones en octubre de 2024, con su oficina central ubicada en la ciudad de Bogotá D.C. En 2026, INSO Colombia se encuentra en proceso de ampliación de su alcance regional, con el objetivo de extender sus servicios a las ONG humanitarias que trabajan en Ecuador y en Venezuela con un equipo dedicado con base en Bogotá.  

Objetivo general del cargo

Las principales responsabilidades de este puesto consistirán en proporcionar el apoyo al equipo programático Ecuador/Venezuela en materia de recursos humanos, administración, logística y finanzas. La/El Oficial de Soporte trabaja bajo la supervisión directa del Gerente de Operaciones en la oficina principal del país. 

Principales deberes y responsabilidades

Finanzas 

• Procesar los pagos y las transacciones bancarias. Emitir anticipos de efectivo según lo autorizado. Establecer y administrar un sistema de registro para las sumas anticipadas según lo acordado con el gerente de finanzas.
• Reúne la documentación soporte para cerrar todos los anticipos pendientes antes de que finalice el mes.
• Prepara solicitudes de pago con comprobantes de transferencia bancaria basándose en una documentación completa en todos los aspectos.
• Coordina con los bancos locales. Envía instrucciones bancarias para la firma de documentos. Presenta y recopila documentos de los bancos locales. Realiza conciliaciones bancarias.
• Procesa transacciones por teléfono, recopila y archiva las confirmaciones de recepción de los beneficiarios finales.
• Realizar el cierre de mes según el cronograma acordado. Preparar los asientos contables, debidamente codificados, asignados y conciliados para su importación directa a SUNSYSTEM. Recopila y prepara la documentación contable y de auditoría, carga las copias digitales en orden cronológico en SharePoint y envía los originales al departamento de Finanzas, ubicado en la oficina central del país.
• Calcula mensualmente las necesidades de efectivo para el proyecto, las compras y los próximos viajes. Envía puntualmente la solicitud de transferencia de efectivo al departamento de Finanzas.
• Sirve de enlace para consultas financieras y proporciona apoyo financiero a los miembros del equipo. Participa en la capacitación del personal con funciones financieras

Recursos Humanos 

• Facilita permisos de visado, tarjetas de residencia, normativa fiscal, alojamiento, etc. 
• Registra todas las licencias y otras ausencias del personal de la oficina regional. 
• Asegura que el personal de la oficina de campo tenga identificaciones INSO. 
• Asegura que todo el personal de las oficinas regionales conozca y comprenda las normas y políticas del personal de INSO. 
• Colabora con las aseguradoras de salud según sea necesario. 
• Asegura que las hojas de control horario del personal estén debidamente diligenciadas, cotejadas con los registros de permisos y ausencias, y enviadas puntualmente al gerente de operaciones y/o al gerente financiero según sea necesario cada mes. 

Logística, Adquisiciones y Operaciones 

• Maneja las actividades de adquisición del proyecto.  
• Asegura que el proceso de adquisición se ajuste a los procedimientos operativos estándar (SOP), con la documentación adecuada que respalde todas las compras. 
• Colabora en la identificación de proveedores adecuados, la recopilación de presupuestos, la documentación del proceso de adquisición y la gestión de los archivos de adquisición electrónicos y en papel. 
• Responsable de distribuir las solicitudes de cotización, preparar el análisis de ofertas y emitir órdenes de compra. 
• Coordina todos los preparativos logísticos para eventos, talleres, seminarios y otras actividades de capacitación relacionadas con el proyecto. 
• Responsable de gestionar y preparar los acuerdos de nivel de servicio para el buen funcionamiento de las actividades del proyecto. 
• Ayuda a gestionar y administrar los recursos de la oficina, incluyendo el espacio de oficina, los activos como ordenadores portátiles y otros sistemas y equipos de oficina relacionados. 
• Mantiene y actualiza la lista de inventario del proyecto según los requisitos de INSO y presentar informes trimestrales. 
• Asegura de que todos los activos estén etiquetados y mantiene un registro de sus movimientos. 
• Asegura que la verificación física se realice dos veces al año. 
• Gestiona las reparaciones y el mantenimiento de las instalaciones, y equipos de INSO. 
• Mantiene un stock suficiente de material de oficina. 
• Implementa prácticas y políticas logísticas y coordina estrechamente con el Gerente de Operaciones en lo que respecta a contratos y adquisición de bienes y servicios. 

Perfil requerido

Requisitos esenciales

• Preferiblemente, al menos 2 años de experiencia laboral relevante en puestos similares en ONG.  
• Dominio de Microsoft Office 
• Capacidad para procesar grandes cantidades de datos. 
• Buen dominio del idioma inglés, tanto escrito como hablado. 
• Habilidades de gestión del tiempo. 
• Gran atención al detalle 
• Un certificado profesional en finanzas, contabilidad, logística, recursos humanos u otro campo relevante.

Deseable

• Conocimientos funcionales de inglés (escrito y hablado). 
• Experiencia en procesos de adquisiciones y compras, preferiblemente en ONG o entornos con procedimientos formales (SOP) 
• Conocimiento en administración de activos e infraestructura de oficina (equipos, mantenimiento, reparaciones 
• Experiencia en gestión de flujo de efectivo y previsiones mensuales de necesidades de caja. 
• Experiencia previa en Ecuador y/o Venezuela es una ventaja. 

Competencias clave

• Responsabilidad – Alto compromise ético y profesional en el manejo de recursos financieros, información confidencial y documentación del personal.
• Organización – Capacidad para gestionar múltiples tareas y prioridades de forma eficiente en entornos dinámicos.
• Precisión – Atención minuciosa al detalle, garantizando exactitud en transacciones financieras, conciliaciones, inventarios y cumplimiento de procedimientos.
• Proactividad – Iniciativa para anticiparse a necesidades operativas y proponer mejoras en los procesos.
• Ética – Actuación íntegra y responsable en todas las actividades profesionales, asegurando confidencialidad y cumplimiento de normas.

Política de protección de INSO

INSO está plenamente comprometida con la contratación, selección e investigación de antecedentes seguras de todos los posibles nuevos miembros del personal, administradores y voluntarios, y garantizará el cumplimiento riguroso de nuestro Código de Conducta y nuestra Política de Salvaguardia a lo largo de todo el proceso de contratación.

Condiciones de empleo

• Lugar de contrato: Bogotá D.C.
• Contrato: Término fijo.
• Base salarial: $5.265.300 COP. 
• Fecha de inicio: junio 2026 (Preferiblemente)
• Puede ser postulante colombiano o de nacionalidad, venezolana o ecuatoriana con permiso de trabajo vigente en Colombia.