Asistente de Operacioes – Colombia

Información general sobre INSO
Fundada en 2011, International NGO Safety Organisation (INSO) es una organización internacional no gubernamental sin ánimo de lucro que apoya a los trabajadores de ayuda humanitaria mediante el establecimiento de plataformas de coordinación de la gestión de riesgos en contextos inseguros. INSO ofrece a las ONG registradas una serie de servicios gratuitos, como seguimiento de situaciones en tiempo real, informes analíticos, datos y cartografía relacionados con la seguridad humanitaria, apoyo a la gestión de crisis, orientación y formación del personal.
INSO presta apoyo diario a más de 1000 ONG en una veintena de países. INSO tiene su sede en La Haya (Países Bajos), la ciudad internacional de la paz y la justicia.

INSO Colombia
INSO Colombia inició operaciones en octubre de 2024. La oficina central está ubicada en Bogotá.

Objetivo general del cargo:

El Asistente de Operaciones brinda apoyo administrativo y técnico a los procesos de logística, adquisiciones, cumplimiento, gestión de instalaciones, seguridad y soporte en procesos de Recursos Humanos, asegurando que las operaciones diarias del país se desarrollen de manera eficiente y conforme a las políticas institucionales. Este rol respalda la implementación de procedimientos, mantiene documentación y registros actualizados, coordina actividades operativas básicas y apoya al equipo en tareas clave relacionadas con personal, proveedores, activos, cumplimiento normativo y soporte general a las operaciones del programa.

Principales deberes y responsabilidades

Recursos Humanos (apoyo operativo)

• Apoyar en reclutamiento, contratación e incorporación, incluyendo vacantes, entrevistas, contratos y formularios obligatorios.
• Mantener y actualizar registros de personal, licencias, permisos, vacaciones, organigramas y datos en Cezanne/HRIS.
• Dar soporte en seguimiento de desempeño, períodos de prueba, nómina, beneficios y horas extra.
• Atender consultas básicas de personal y canalizar temas complejos; apoyar acciones de salvaguardia según directrices institucionales.
• Contribuir a recopilación de datos e indicadores para revisiones salariales y ejercicios de COLA.

Adquisiciones y Logística

• Aplicar regulaciones de adquisiciones y logística, gestionar documentación, cotizaciones y proveedores.
• Coordinar entrega de bienes/servicios y actualizar la base de datos de proveedores.
• Colaborar en estudios de mercado local, implementación de política de flota e insumos para reportes a donantes.

Seguridad y Protección

• Apoyar implementación y actualización del plan interno de seguridad.
• Mantener registros de capacitaciones, orientaciones y documentaciones de seguridad.
• Coordinar inducciones de seguridad para personal y visitantes; asegurar cumplimiento básico de estándares en instalaciones y activos.

Desarrollo de Capacidades e Informes

• Apoyar capacitaciones y sesiones de actualización para el personal.
• Asistir en implementación de nuevas políticas y procedimientos.
• Mantener actualizada la página de SharePoint con información relevante.

Asuntos Legales y Cumplimiento

• Gestionar documentación para registro formal de la organización, permisos de trabajo/visas y cumplimiento tributario.
• Apoyar controles internos, auditorías y seguimiento a recomendaciones.
• Coordinar consultas legales básicas y remitir temas relevantes a la asesoría correspondiente.
• Apoyar logística de visitas, misiones o despliegues de personal internacional.

Otras Funciones

• Realizar cualquier otra tarea acorde con el puesto y nivel del cargo

Perfil requerido

Requisitos esenciales

• Mínimo 2 años de experiencia en un puesto similar de operaciones.
• Dominio de herramientas de Microsoft Office, incluyendo Excel y Word, y buen manejo de Outlook, SharePoint y otras plataformas de gestión documental.
• Experiencia en gestión de bases de datos de personal y control documental (expedientes, contratos, certificaciones).
• Español nativo y dominio mínimo de inglés a nivel profesional.
• Título técnico o tecnológico en Gestión Administrativa, Recursos Humanos, Logística, Administración, Contabilidad o áreas afines.

Deseable

• Experiencia en el sector humanitario.
• Diploma en Gestión de Recursos Humanos.
• Formación en legislación laboral colombiana y seguridad social.
• Capacitación complementaria en gestión documental, procesos administrativos, compras o sistemas de información.
• Curso en Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).

Competencias clave

• Organización – Capacidad de gestionar prioridades y tareas eficientemente bajo supervisión.
• Rigor – Atención al detalle y habilidad para procesar gran volumen de información con precisión.
• Colaboración – Trabajo efectivo en equipo, buenas habilidades interpersonales y comunicación empática.
• Integridad – Capacidad de mantener confidencialidad, ser diplomático y actuar con ética.
• Respeto – Compromiso con los valores y principios humanitarios, y sensibilidad hacia la diversidad cultural.

Política de protección de INSO
INSO está plenamente comprometida con la contratación, selección e investigación de antecedentes seguras de todos los posibles nuevos miembros del personal, administradores y voluntarios, y garantizará el cumplimiento riguroso de nuestro Código de Conducta y nuestra Política de Salvaguardia a lo largo de todo el proceso de contratación.

Condiciones de empleo

• Periodo de inicio deseado: mayo de 2026 (Preferiblemente)
• Lugar de contratación: Bogotá
• Tipo de contrato: contrato laboral a término fijo
• Salario base mensual: $3.571.000 COP